• אדוה לוטן

Check it out!

הפוסט הזה הוא טיפ יישומי שהצגתי בכנס SharePoint Extreme של מיקרוסופט. שרפוינט מהווה בין היתר תשתית לניהול ממסמכים. מערכות ניהול מסמכים אמורות לספק צרכים של משתמש, של קבוצות משתמשים העובדים ביחד ושל הארגון. צרכים שהם לפעמים סותרים… מה ההשפעה של מעבר מעבודה של משתמש בודד על מסמך, לעבודה של קבוצת משתמשים? התשובה היא: “זה תלוי”. תלוי בסוג המסמך, תלוי באופי העבודה.

סוג אחד של שיתוף הוא כאשר יש קבוצה של משתמשים שעורכים מסמכים, אבל הרוב הם צרכנים, קוראים בלבד. דוגמא למצב כזה היא אתר נהלים. בסביבה כזאת חשוב מאוד לעשות הפרדה בין מסמכים שמפורסמים למשתמשים ומסמכים שנמצאים עדיין בעריכה. פתרון טוב לצורך הזה הוא שימוש בתכונת  Check in/ Check out.

כאשר העורך עושה Check out למסמך (ובעברית “הוצא”) הוא למעשה מייצר עותק נוסף של המסמך, אותו הוא עורך ואילו שאר המשתמשים רואים את העותק השני של המסמך שנשאר ללא שינוי. כל עוד המשתמש לא הכניס את המסמך (כלומר ביצע Check in), אף משתמש אחר לא יוכל לערוך אותו.

בספריית נהלים חשוב גם לנהל גרסאות בצורה מסודרת. ולכן, במקרה כזה נחייב בספריה ביצוע צ’ק אאוט למסמך וכן ניהול גרסאות בכל שמירה.

זאת דוגמא קיצונית לעבודה טורית, אבל יש עוד מקרים, למשל כאשר רוצים שכל משתמש יסיים את החלק שלו במסמך לפני שמעבירים למשתמש הבא. עוד מצב שבו שימוש בתכונה הזו מועיל, הוא כאשר חלק מהמשתמשים עובדים off-line.

אז למה לא לחייב תמיד Check in/ Check out או שמירת גרסאות? מכיוון שמדובר בפעולה נוספת שהמשתמש צריך לבצע בכל שמירה של המסמך, ובאיזון שבין עבודה מסודרת ובין “לא לעצבן את המשתמש”, אלו תכונות שנשתמש בהן רק כשיש תועלת משמעותית לארגון או שיש לזה חשיבות גבוהה.

סוג אחר של שיתוף הוא בקבוצת עבודה, שבה המשתמשים עורכים במשותף מסמכים. כאשר משתמשים עובדים במשותף ובמקביל על מסמך, ניתן להנות מתכונה של שרפוינט שנקראת co-authoring, כלומר עריכה משותפת. תכונה זו, שפעילה רק בשימוש ב-office 2010, מאפשרת לכמה משתמשים לעבוד במקביל על אותו מסמך, כאשר התוכנה מסמנת למשתמש איזה משתמשים אחרים עובדים במקביל אליו וכן איפה במסמך הם עורכים ברגע זה. בצורת עבודה זו, כאשר המשתמשים עובדים במשותף ניתן לבצע עבודה ביעילות גבוהה מאוד.

תרחישים רלוונטיים הם למשל כאשר עונים ביחד למכרז או כאשר כותבים במשותף אפיון טכני למערכת. במצב כזה לא נפעיל Check in/ Check out, כיוון שהוצאה של המסמך לעריכה חוסמת אותו לכל שאר המשתמשים…

לסיכום – ניהול מסמכים מביא הרבה מאוד תועלת לארגון ולמשתמשים. צריך לדעת להגדיר נכון את האתרים והספריות ולזכור שצרכים שונים צריך להציע פתרונות שונים. לא צריך לפחד לקבוע הגדרות שונות באתרים וספריות שונים, כדי שכל קבוצת משתמשים תקבל את הפתרון המתאים לה בהקשר הנכון.

#SharePoint #SPExtreme #טיפ #ניהולמסמכים

את הבלוג שלי אני מנהלת למעלה מעשור וכתבתי בו על שלל נושאים: מקצועיים, אישיים, פוליטיים, חינוכיים ואפילו כאלו שקשורים לתזונה ודיאטה.

אני יועצת עסקית-טכנולוגית והמומחיות שלי היא לחבר את היעדים העסקיים של הארגון עם הצרכים האמיתיים של הלקוחות על מנת לייצר את הפתרון הטכנולוגי הנכון והחדשני שהארגון יוכל ליישם ביעילות. אני מתמחה בדיגיטל וחווית לקוח, אדפטציה של הארגון לעידן הדיגיטלי - והרבה יותר מזה. אני גם חובבת נלהבת של מדע, טכנולוגיה, היסטוריה ומדע בדיוני. אני מעבירה הרצאות העשרה בנושאים האלו ובנוסף אני מנחה פאנלים ואירועים. והאם ציינתי שאני מנכ"לית בהתנדבות של עמותת מדעת? 

אדוה לוטן

פוסטים אחרונים
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn - Black Circle

אשמח שתשלחו לי מייל, תתקשרו או פשוט תצרו קשר. 

edva.lotan@gmail.com

052-2385946

שלחו לי הודעה בווטסאפ