יש משהו מעורר הערכה בכל הראשיתיבות האלו. היכולת לקחת כל נושא ולכווץ אותו לקיצור קליט בן שלוש אותיות, היא מרשימה, ולא סתם קוראים להם “אנליסטים” בזכות זה. עשיתי את זה כמה פעמים בעבר, וזו בפירוש חוויה משחררת.
כשנתקלתי לאחרונה במושג GTD, זה היה בהקשר של הצפת מידע והתמודדות עם עומס. הנחתי שמדובר במתודולוגיה מתוחכמת לניהול. במידה מסויימת צדקתי. זו אכן מתודולוגיה, לניהול עצמי של משימות. GTD הוא קיצור ל-Getting Things Done. את השם ושיטה יצר דיויד אלן, והיא מתוארת בספרים פרי עטו, וקצת באתר האינטרנט שלו. הרעיון המרכזי שעליו מבוססת השיטה, הוא שבכדי לשחרר את המחשבה מהצורך לזכור את כל הדברים שעלינו לעשות, יש לתעד משימות באמצעות כלים חיצוניים, וכך לא להצטרך לזכור אותן בעצמנו. הראש שלנו יהיה פנוי להתרכז בדברים החשובים באמת. מסביב לשיטה הזו יש גם ערימה של יישומים שאמורים לעזור לנו בכך. חלקם של דיויד אלן, וחלקם (הגדול) עצמאים, אבל משרתים את המטרה לא פחות, והם מכונים GTD software או GTD tools.
אגב, מיקרוסופט, שכל כך טובים במתן שמות (אהממ), קוראים לכלים שלהם Productivity Suite. תודו ש-GTD יותר מוצלח. productivity suite נשמע כמו משהו שפאדיחה לומר בקול רם. בעצם, אולי גם GTD. לאמשנה.
הכלי הנפוץ ביותר בתחום ה-GTD הוא כמובן ניהול משימות, או to-do list. אני מאוד אוהבת את
Remember the Milk החביב, שמאפשר סינכרון של מידע להרבה מאוד כלים, קבלת תזכורות בערוצי תקשורת רבים, וכן תיוג של המשימות באופנים רבים – כולל שיוך גיאוגרפי (כדי שתוכלו לשלוף את כל המשימות שיש לכם ברחוב בן-יהודה).
יש גם שיטות של ניהול עצמי. למשל איך לשלוט בתיבת הדואר הנכנס שלכם. באופן אישי, אני לא ממש זקוקה לזה. יש לי 236 פריטים שלא נקראו, כי אני מנחשת מה כתוב בהם בלי לפתוח אותם בפועל. למעשה אני בשליטה מוחלטת. אבל אם אתם לא כמוני, ואתם צריכים דרך להשתלט על תיבת הדואר שלכם לפני שהיא תשתלט עליכם, אתם יכולים להתחיל בהרצאה המצויינת הזו (59 דקות) של מרלין מאן (כאן אם הוידאו לא מוצג לכם).
[googlevideo=http://video.google.com/googleplayer.swf?docid=973149761529535925&hl=en&fs=true]
בכלל, אני ממליצה על הבלוג של מאן, הוא מאוד מעניין.
השיטה הכי הזויה, נקראת outsourcing your life. לא מצליח לעמוד בכל המשימות שלך? לא מצליח לנהל את עצמך? תן למישהו אחר לעשות את העבודה. אתרים כמו זה יאפשרו לכם לשכור אסיסטנט שיבצע עבורכם את המשימה.
אבל אני לא אוהבת את השיטות האלו. אם המטרה היא לאפשר לראש שלכם להיות פנוי לדברים החשובים באמת, אני מוצאת את השיטות האלו מעמיסות ביותר. כמה פעמים בחיים ניסיתי להשתלט על הברדק בבית שלי בעזרת ה-FlyLady או ה-Sidetracked Home Executives. זה היה מצויין בשביל השלב הראשון, שבו חיסלתי את הבלגן הגדול באמת. אבל אחר כך, הצורך בתחזוקה של כל המשימות האלו הפך מעיק ביותר. הדבר הבא שקורה זה שאני מפסיקה לעקוב אחרי המשימות, ורק המצפון סובל מכך שיש עוד משהו שלא עשיתי.
אני בחרתי לוותר. מה שאני מצליחה לזכור – מצויין. אני משאירה את ההודעות שלא נקראו בתיבת הדואר שלי – לכו תדעו, אולי יום אחד אגיע אליהן. אני מכינה לעצמי פתקים עם משימות, את חלקן אני באמת מבצעת. ואחת לכמה זמן, כשהדחיינות הכרונית שלי מגיעה לשיאים בעיתיים, אני מפעילה את שיטת נע”מ – ניהול עצמי מתקדם. זו השיטה שבה אני מזהה את כל הבעיות והמשימות שלא נעלמו או נפתרו מעצמן מעצם העובדה שהתעלמתי מהן, ומכינה מהן רשימה מסודרת. שלא אשכח.
