תסבירי לי מה זה ניהול רשומות

נתחיל בהקדמה קטנה. ארגונים מנהלים כל מני סוגים של מידע. אפשר לחלק את המידע הזה בצורה גסה לשני סוגים: מידע מפורמט ומידע חופשי.

המידע המפורמט הוא כל מה שאפשר לנהל בטבלאות בבסיסי הנתונים, ובמערכות כגון ERP, ניהול חשבונות, ניהול משאבי אנוש וכו’. במידע מסוג זה, אנחנו יודעים לזהות גם את המבנה המדוייק של המידע (טבלאות, שדות והקשרים בניהם) וגם את תהליכי העבודה המדוייקים שבהם המידע הזה נוצר ומעודכן. מעצם טיבן, מערכות שמחזיקות מידע מפורמט, גם מנהלות אותו בצורה מסודרת.

המידע החופשי הוא כל שאר המידע הדיגיטאלי העובר בארגון, ואשר נוצר ומנוהל במערכות בהן התהליכים אינם מוגדרים מראש ורוב המידע נשמר בצורה שגם היא יחסית לא מוגדרת. למשל – דואר אלקטרוני, מסמכים, פורומים או בלוגים פנימיים ועוד. האימייל שאני מקבלת כולל מעט מאוד מידע מוגדר: שם השולח, שמות הנמענים, תאריך ושעה, נושא. כל שאר המידע – עיקר המידע למעשה – הוא תוכן האימייל שיכול לכלול טקסט, תמונות, מסמכים נוספים, קישורים ועוד. כל זה נמצא בתוך גוף האימייל, בצורה שאי אפשר בעצם לנהל אותה. תוכנת מחשב לא יכולה “להבין” מה נמצא בגוף האימייל.

חלק גדול מאוד ממידע העובר בארגונים הוא מידע חופשי, ולעיתים קרובות זהו מידע בעל חשיבות גבוהה ביותר. חלק מהמידע החופשי הזה מנוהל במידה מסויימת, חלקו מנוהל ע”פ מדיניות של הארגון וחלקו לא מנוהל כלל. למשל, יש ארגונים רבים שבהם מסמכים מוחזקים בכונן קבצים משותף, והמדיניות העיקרית לניהול דואר אלקטרוני קשורה בעיקר לכמה מקום מתירים למשתמשים בתיבות הדואר שלהם, וכלל לא מתייחסת לתוכן עצמו.

אז מה זה ניהול רשומות?

במסגרת ניהול רשומות, הארגון מחליט איזה מידע עליו לשמור ולנהל, משני הסוגים. ההחלטה שצריכה להתקבל היא על פי חשיבות ומשמעות התוכן, לא המדיה או מבנה המידע. למשל, הודעת אימייל שנשלחה ללקוח מהלשכה המשפטית של הארגון, עשויה להיות חשובה לא פחות (ולפעמים גם יותר) מרשומה של הזמנת לקוח במערכת ה-ERP. כשאני אומרת “לנהל את המידע”, הכוונה היא שפריט המידע צריך להיות שמור לטווח ארוך, נגיש לארגון (לא רק למשתמש הבודד אלא לכל בעלי התפקידים הרלוונטיים) ומזוהה בהקשר הנכון.

מה צריך הארגון לעשות [1]:

1. לזהות את סוגי המידע שעליו לנהל, מבחינת התכנים והנושאים, ומבחינת המדיה שבהן נוצר המידע.

2. להגדיר את צורת הניהול של המידע – אילו הרשאות עליו לקבל, למשך כמה זמן הוא צריך להיות שמור, באיזה פורמט.

3. לתייג ולסווג את סוגי המידע, בהתאם למפתח תיוק אחיד של הארגון.

4. לבדוק האם יש צורך בטיפול מיוחד בפריט, בהתאם לרגולציה שאליה הוא כפוף. למשל, אם לפריט עשויה להיות משמעות משפטית, יש לשמור אותו בצורה שתאפשר לו להיות ראייה קבילה, ולעיתים יש לשמור את המקור הפיזי (אם היה כזה). כשמדובר ברשומות רפואיות, או רשומות שקשורות בכח אדם, קיימת התייחסות בחוק לגבי משך שמירתן וצורת החשיפה שלהן.

בימינו, כל ארגון צריך להתמודד עם הנושא של ניהול רשומות דיגיטאליות. חלק מהארגונים יכולים להרשות לעצמם יחידה ארגונית שתפקידה ניהול ארכיוני או ניהול מידעני, ואחראית ליישום של ניהול הרשומות בארגון. אבל גם ארגונים שבהם יחידה כזו קיימת (ובוודאי כאלו שאיננה קיימת בהם), יצליחו יותר בעבודתם אם ניהול הרשומות יבוא לידי ביטוי בכל תהליכי העבודה של המשתמשים, מרגע שהמידע נוצר או מתקבל בארגון, ועד לשלב שבו הוא מועבר לגניזה לטווח ארוך. שילוב מוצלח בתהליכים יגדיל משמעותית את ההצלחה של ניהול הרשומות בארגון.

האתגרים בניהול רשומות הם רבים ומורכבים יותר ממה שפירטתי כאן. ישנה למשל סוגיה של שינויים בפורמטים ובתוכנות המשמשות לצפייה – מה קורה למשל עם מסמכים שנוצרו ב-word 2007, ואחרי עשור יש כבר word 12,000 שלא תומך בפורמטים הישנים? איך שומרים את ההקשר שבו נוצר המידע? ומה לגבי הנפחים האדירים הנצברים? האם יש להשקיע במיון הרשומות שיש לשמר לטווח ארוך, או פשוט לשמור את הכל? האתגרים לא פשוטים. לקריאה נוספת: